O365 Change consultant – Brussel, Brussel

Consultant heeft een zeer goede kennis van Office 365  en heeft ervaring met changetrajecten in dit kader. 
 
Contexte/context :
Onze klant werkt actief aan haar personeelsbeleid. In dit kader werd een 5-tal jaren geleden in de hoofdzetel en een deel van de ziekenfondsen resultaatsgericht werken en thuiswerk geïntroduceerd. Daarnaast vormen zich meer en meer multidisciplinaire virtuele teams waarbij een samenwerking ontstaat tussen medewerkers die zich niet fysiek op dezelfde plaats bevinden en /of medewerkers die deels voor een andere organisatie werken.
 
De huidige tools om samen te werken (collaboratietools) ondersteunen beide bovenstaande evoluties niet meer voldoende. De klant heeft daarom beslist om hierop in te spelen en, geïnspireerd vanuit de business visie, actief na te denken over de “werkplek van de toekomst”:

  • hoe willen we dat de medewerkers samenwerken?
  • Welk gedrag willen we stimuleren? 
  • Wat moet zeker eenvoudig kunnen?
  • Welke tools ondersteunen de medewerker hierin?

 
Wat de tools betreft is de keuze reeds gemaakt om dit te doen aan de hand van de software van Office 365, in combinatie met PC’s, laptops en mobiele devices (smartphone, tablet).  De mogelijkheden van het beschikbare materiaal en het pakket Office 365 is echter groot waardoor bewuste keuzes en prioriteiten genomen moeten worden.
 
De change hierin speelt een enorm belangrijke rol.  Er is een heterogeen personeelsbestand.  Ook de manier waarop deze tools geïntroduceerd worden, de begeleiding en de verwachtingen zijn cruciaal om de verwachte business doelstellingen te bereiken.  Deze opdracht situeert zich op dit gebied:

  • In het kader van de voorbereiding van onze business roadmap HR 2018 – 2020 (= Werkplek van de toekomst/ implementatie Office 365), wensen we externe ondersteuning te krijgen bij het vorm geven van het change begeleidingstraject & de opstelling van de functionele matrix/usecases.

 
Enjeu/inzet :

  1. De uitrol van de collaboratietools hebben als doelstelling om de samenwerking tussen medewerkers in een virtuele context mogelijk te maken en te versterken.    

    1. Dit vraagt een fundamentele verandering op het vlak van  gedrag en samenwerking, communicatie tussen verschillende doelgroepen, aansturing van teamleden en medewerkers,… 
    2. Daarnaast vraagt dit ook een grote adoptie-inspanning en leerproces bij een groot deel van de medewerkers
  2. De wens van onze klant is uitdrukkelijk om dit proces niet enkel als een technisch verhaal te beschouwen maar ook te begeleiden om het effectief succes te verhogen. 

 
Responsabilités/verantwoordelijkheden:
 

  1. Change roadmap

Extern advies over de impact & aard van de changes die bepaalde keuzes met zich meebrengen gelinkt aan de implementatie van de O365. We verwachten dat de externe consultant een zeer goede kennis heeft van de mogelijkheden van de verschillende modules van de O365 licentie (S4B, OneDrive, Exchange Online, Groups, Teams/Yammer/Streams/Planner, Sharepoint Online) zodat hij door interacties met interne collega’s advies kan geven over een gewenste fasering van implementatie en de change impact van deze keuzes.
 
Optie 1: een extern klankbord/inspiratie krijgen om een realistische inschatting te kunnen maken van de change die gelinkt zal zijn aan initiatieven die we al dan niet weerhouden in de roadmap 2018. De inspiratie die we extern krijgen, stelt ons in staat om zelf een change plan te maken.
 
Optie 2: de externe consultant levert een op maat change roadmap aan, rekening houdende met de huidige implementatiefase van O365 en de haalbare te zetten stappen in 2018. De change roadmap bevat naast fasering, timings ook concrete change initiatieven die zullen resulteren in een succesvolle implementatie van de deelaspecten van O365.
 
Optie 3: ander voorstel van de externe consultant op basis van zijn/haar ervaring?
 

  1. Use cases & functionaliteitenmatrix

Vanuit de goede kennis van de O365 modules, ondersteuning geven bij het uitschrijven van use cases & de functionaliteitenmatrix die de mede de basis zullen leggen van de Business en ICT (Microsoft) roadmap.
 

Powered by WPeMatico